Kada nas kontaktirate naši menadžeri prodaje će u razgovoru sa Vama utvrditi o kojoj količini i vrsti dokumentacije je reč. Objasniće Vam proceduru po kojoj dokumentaciju na bezbedan i pouzdan način možete predati nama i samim tim rasteretiti Vas obaveze da Vi o tome razmišljate. Takođe, ponudiće Vam i najbolje rešenje u skladu sa Vašim zahtevima i potrebama.
Naša terenska ekipa sa odgovarajućim vozilom dolazi do Vas u dogovoreno vreme. Dokumentaciju za predaju možemo da spakujemo mi na licu mesta ili da Vam nekoliko dana ranije dostavimo kutije za pakovanje dokumentacije ukoliko želite da je lično spakujete. Sam proces preuzimanja predviđen je da bude gotovo neprimetan, kako se ne bi remetila Vaša dnevna rutina. Maksimalno brzo i profesionalno završavamo primopredaju i preuzimamo odgovornost za Vašu dokumentaciju.
Vaša dokumentacija se nakon dolaska u REISSWOLF objekat šalje na indeksiranje tj.popisivanje u naš arhivski softver – RWAM. Popisivanje je zasnovano na bar-kod registraciji što znači da svaki registrator, fascikla ili kutija imaju svoj jedinstveni bar-kod koji Vi kao korisnik možete pratiti preko online aplikacije kojoj možete dobiti pristup.
U tom slučaju možete sami kreirati porudžbinu kroz online aplikaciju ili nas kontaktirati putem mejla i zatražiti da Vam dokument dostavimo u skeniranom obliku ili da Vam dokumentaciju dostavimo fizički. Vreme dostave se razlikuje u zavisnosti od vrste usluge koju odaberete. To može biti ekspresna isporuka u roku od nekoliko sati ili standardna isporuka narednog dana tj.u roku od 24h za porudžbine dostavljene do 12:30 h.
Kada dokumentaciji istekne rok čuvanja, što može lako da se prati putem online aplikacije, a nakon dobijanja saglasnosti od nadležnog arhiva u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, upućujete nam zahtev za uništavanje. Imate pravo da prisustvujete procesu uništavanja i uverite se da se u REISSWOLF-u sve procedure sprovode u skladu sa visokim bezbednosnim standardima.
To je poseban opšti akt kojim se uređuju vrste dokumentranog materijala i arhivske građe koja nastaje radom privrednog društva i kojim se propisuju rokovi čuvanja tog materijala .
Na Listu kategorija je potrebno da se dobije saglasnost nadležnog arhiva. Dakle, kada se sačini akt potrebno je da kontaktirati nadležni arhiv i informisati se o načinu na koji da se dostavi predlog liste za koju se traži saglasnot nadležnog arhiva.
Primer dela liste:
„Naziv privrednog društva“ D.O.O
Broj:_______________________
Dana:___.___.2021. godine
Mesto:_____________________
Na osnovu člana 14. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Službeni glasnik RS“, broj 6/20 ), direktor privrednog društva donosi sledeću :
LISTU KATEGORIJA
ARHIVSKE GRAĐE I DOKUMENTARNOG MATERIJALA SA ROKOVIMA ČUVANJA
Arhivska knjiga je opšti inventarni pregled celokupnog registraturskog materijala nastalog u radu stvaraoca. U arhivsku knjigu registraturski materijal se evidentira po godinama i klasifikacionim oznakama.
- Obaveza stavaraoca je da se u Arhivsku knjigu upisuje kompletan dokumentarni materijal, čak i onaj koji se po ma kom osnovu zatekao kod stvaraoca/imaoca.
Da se registraturske jedinice (kutije, fascikle, knjige, svežnjevi) obeležavaju i inventarišu arhivskim oznakama.
- Od samog osnivanja i početka obavljanja delatnosti svaki stvaralac dužan da uvede arhivsku knjigu u koju će hronološki, počev od prve godine poslovanja, evidentirati dokumentaciju. Evidentiranje pored hronologije podrazumeva i način upisa i to po klasifikacionim oznakama odnosno po vrsti dokumentacije.
Posle završene kalendarske i poslovne godine, rok za evidentiranje je april mesec naredne godine u odnosu na godinu u kojoj je dokumentacija nastala .
(Očekuje se donošenje podzakonskog akta Pravilnika o obrascu Arhivske knjige član 9. stav 5 Novog Zakona)
PRIMER arhivske knjige:
