Kontaktirajte nas

Elektronski dokument je dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku.
Digitalizacija je prenošenje dokumenata iz drugih oblika u elektronski oblik;
Elektronski dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku smatra se originalom. Elektronski dokument koji je nastao digitalizacijom izvornog dokumenta čija forma nije elektronska, smatra se kopijom izvornog dokumenta.

Ne. Obaveza elektronskog arhiviranja se odnosi na dokumentarni materijal koji izvorno nastane u elektronskom formatu. Nemate obavezu skeniranja štampanih dokumenata. Imate mogućnost da digitalizujete postojeću dokumentaciju radi lakšeg operativnog poslovanja, ovo je čest slučaj sa HR dokumentacijom koja u skeniranom obliku omogučava lakšu i bržu pretragu za preduzeća sa puno zaposlenih.

Stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala koji se trajno čuva u elektronskom obliku dužni su da do predaje nadležnom arhivu, osiguraju njegovo pouzdano elektronsko čuvanje u skladu sa propisom kojim se uređuju uslovi za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje.
Pouzdano elektronsko čuvanje dokumentarnog materijala koji se trajno čuva u elektronskom obliku koji su stvaraoci predali državnom organu i organizaciji, organu teritorijalne autonomije i jedinici lokalne samouprave, ustanovi, javnom preduzeću i imaocu javnih ovlašćenja (u daljem tekstu: organi), osigurava se preko tog organa kao imaoca.
Stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala u elektronskom obliku koji nema trajni rok čuvanja, dužni su da osiguraju njegov integritet, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno kvalifikovanim elektronskim pečatom.

Ne,privredni subjekti nemaju obavezu da čuvaju elektronsku dokumentaciju ukoliko se ona već čuva kod nekog državnog organa ili organizacije (Član 2, stav 2. Uredbe) . Privredni subjekti nisu u obavezi da čuvaju svoja elektronska dokumenta kao što su elektronske fakture koje su na SEF-u , poreske prijave koje su na portralu e-Porezi, finansijske izveštaje predate putem servisa APR-a, prijave i odjave zaposlenih koje se podnose putem CROSO portala , katastar i drugi servisi državnih organa i organizacija .

Pouzdano čuvanje može sprovoditi imalac ili stvaralac dokumentarnog materijala, uz poštovanje postupaka i tehnoloških rešenja kojima se obezbeđuje mogućnost dokazivanja validnosti kvalifikovanog elektronskog potpisa/pečata.
Kvalifikovano elektronsko čuvanje može obavljati samo pružalac usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata, koji je registrovan za tu uslugu od strane nadležnog ministarstva.
Suštinski, za ispunjenje obaveze uopšte ne morate raditi kvalifikovano čuvanje i angažovati pružaoca usluge, ako imate sopstvene resurse za sprovođenje elektronskog arhiviranja ili imate odgovarajuće softversko rešenje.

Formati koji su pogodni za dugotrajno čuvanje su: PDF/A, PDF/E, UTF-8, TIFF, JPEG, PNG, JPEG2000, SVG, kao i određeni binarni formati.

Naredne radnje su neophodne kako bi se jedan dokument ispravno pouzdano sačuvao tj. arhivirao:

  1. Konvertujte dokument u format pogodan za trajno čuvanje (odnosi se samo na dokumente koji se čuvaju trajno)
  2. Pridružite kvalifikovani elektronski potpis/pečat lica ovlašćenog za pripremu dokumenata za elektronsko čuvanje, bez obzira na to da li je u pitanju dokument koji u izvornom obliku sadrži kvalifikovani elektronski potpis/pečat
  3. Pridružite kvalifikovani vremenski žig
  4. Sprovedite validaciju kvalifikovanog elektronskog potpisa odnosno pečata (moguće je da softver koji koristite za pouzdano čuvanje ima ovu funkciju, ali ukoliko nema možete posetiti link za validaciju na sajtu PKS ili kontaktirajte sertifikaciono telo koje vam je izdalo kvalifikovani elektronski potpis/pečat)
  5. Dokument se pohranjuje na bezbedno mesto tj. lokaciju, u skladu sa vašim resursima. Propisom nije utvrđen tačan postupak čuvanja. Naša pretpostavka je da to može biti softversko cloud rešenje, vaš interni softverski sistem ili možete čuvati na hard disku. Analogno obavezi čuvanja štampanih dokumenata, to mora biti neka bezbedna lokacija kako bi se očuvao integritet dokumenta. Savetujemo da ukoliko dokumente čuvate na hard disku - čuvate ih na najmanje dva različita hard diska, na dve različite geografske lokacije.
  6. Vremenski žig tj. njegov sertifikat ima ograničeni rok trajanja. Periodično, pre nego što istekne rok važenja vremenskog žiga, koji je neposredno vaš ili vremenski žig softvera koji koristite, potrebno je da arhivirane dokumente nadogradite sa novim vremenskim žigom (ovo se radi iz bezbednosnih razloga zbog napretka tehnologije i mogućnosti malicioznih napada koji mogu kompromitovati dokumen

Prema Uredbi, član 5, obavezno je upisati i elektronsku dokumentaciju u arhivsku knjigu sa popisanom fizičkom dokumentacijom.
Takođe je obavezno klasifikovati dokumentarni materijal u skladu sa listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala i odrediti rok čuvanja dokumentacije.

e-Arhiv deo je državnog arhivskog informacionog sistema (portala) koji će koristiti organi kao stvaraoci i imaoci za pouzdano elektronsko čuvanje .
Privatni stvaraoci koristiće portal e-Arhiv za komunikaciju sa nadležnim arhivima, za slanje na odobrenje liste ketegorija, za dostavljanje arhivske knjige putem ovog portala .
Očekuje se puštanje u rad ovog portala (do 31.12.2024. nije omogućen pristup stvaraocima).
Pratite naše vesti, čim bude bio omogućen pristup portalu, obavestićemo Vas .