Zašto ovaj Zakon ?
Novim zakonom se na celishodan način uređuje pitanje zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslovi i način korišćenja arhivske građe kao dela kulturnog nasleđa Republike Srbije , kao i organizacija , nadležnosti i delatnost arhiva u Republici Srbiji.
Ovim zakonom su ,između ostalih,obuhvaćena i sva pravna lica ( NE i preduzetnici i predstavništva stranih lica) .Cilj je se i privredna društva obavežu da arhivsku građu i dokumentrani materijal savesno čuvaju u sređenom i bezbednom stanju u obliku u kom su nastali .
Za pravna lica su propisane obaveze u pogledu savesnog i urednog čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala u obliku u kojem su nastali .
Za nepoštovanje obaveza zaprećena je prekršajna kazna i to za pravno lice u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara . Kazne za odgovorno lice u privrednom društvu kreću se od 5.000 do 150.000 dinara.
Šta je arhivska građa , a šta dokumentarni materijal ?
Dokumentarni materijal je celina dokumenta koja nastaju radom privednog društa, bez obzira na formu i format beleženja i ima određen rok trajanja . Arhivska građa je dokumentrani materijal koji se čuva se trajno.
Šta privredna društva treba da rade prema novom Zakonu ?
1. Da sa spiska mreže arhiva Srbije (https://arhivsrbije.rs/arhivska-delatnost/arhivi-u-srbiji) pronađu koji je javni arhiv nadležan za privredno društvo prema teritorijalnom principu po mestu registarcije privrednog društva i stupe sa njima u kontakt radi dobijanja potrebnih informacija
2. Da imenuju odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;da obezbede njihovo stručno osposobljavanje i proveru stručne osposobljenosti zaposlenih koji uprvalju dokumentacijom
3 . Da donesu tri opšta akta :
1) opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2) listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja; i da je pošalju na odobrenje u nadležni javni arhiv koji daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja . Detalje o listi kategorija možete pogledati na linku: Šta je Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja ?
3) opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
4. Da obezbede odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
5. Da evidentiraju , označavaju , klasifikuju , datiraju i arhiviraju arhivsku građu i dokumentarni materijal;
6. Da predaju arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;
7. da osiguraju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu
8. da vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu i da dostave prepis arhivske knjige do 30. aprila tekuće godine , za dokumentarni materijal nastao u prethoodnoj godini. Za detalje o arhivskoj knjizi pogledajte link: Šta je arhivska knjiga?
9. da pribave mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.) i da obaveste nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
10. da odabiraju arhivsku građu i izdvajaju radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
11. da omoguće ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
12. da postupaju u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Ukoliko smatrate da vam je potrebna pomoć ili konsultacija vezana za ovu temu pozovite nas ili nam pišite na mail.